Le Process Mapping | méthodologie

Qu’est-ce qu’un process  ?

Un process est un groupe d’activités réalisées dans une séquence progressive, qui, à partir d’une ou plusieurs entrées, entraîne la création d’un bien ou d’un service.

Le process peut également être défini comme une union d’actions ayant un début, un milieu et une fin. Cependant, il est important de souligner que ces actions ne sont pas nécessairement des éléments tangibles et peuvent être un échange d’information par exemple.

C’est grâce aux processus qu’une entreprise exerce son rôle, atteint ses objectifs et gère ses activités, tout cela de manière efficace.

 

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Comment identifier les process ?

Maintenant que nous avons compris ce qu’est un process, nous pouvons savoir comment les organiser. Nous allons distinguer les process secondaires et les process essentiels.

  • Les processus secondaires sont basés sur les activités de la société et comprennent toute la chaîne de création de valeur depuis le premier contact avec le client jusqu’à la livraison du produit final.
  • Les processus essentiels sont les activités internes qui concernent le cœur de métier de l’organisation.

Pour comprendre pleinement la méthode cartographie des processus, nous devons comprendre et répertorier tout groupe de personnes, d’équipements, d’informations, de procédures et de données relatives aux activités.

Faire cela nous permettra d’identifier chaque processus, savoir qui l’exécute et comprendre la manière dont il est réalisé, avec des objectifs d’observation, de compréhension et d’amélioration.

Comment développer votre méthodologie de process mapping ?

Pour commencer votre cartographie, parcourez la liste ci-dessous et répondez aux questions posées. De cette façon, vous trouverez les objectifs et les paramètres principaux à analyser.

  • Quels sont les événements qui conduisent à chaque processus ?
  • Quel est l’objectif à la fin de chaque processus ?
  • Qui est impliqué ?
  • Quels départements font partie du processus ?
  • Qui est le responsable du processus ?
  • Quels sont les cas d’exception ?
  • Quels sont les objectifs du processus ?
  • Quels sont les principaux indicateurs de performance (KPI) ?
  • Quels sont les paramètres à utiliser ?
  • Quelles sont les ressources nécessaires à l’exécution du processus ?
  • Le processus est-il documenté ? Quels sont ces documents ?
  • Quelles sont les principales activités qui se produiront ?
  • Qui les effectuera ?
  • Quelles sont les principales interactions avec les autres processus ?
  • Quels sont les systèmes informatisés ou les applications qui assistent le processus ?
  • Quelles sont les réglementations de l’entreprise qui s’applique à ce processus ?
  • Quel est le volume / quantité / fréquence d’exécution du processus ?
  • Y aura-t-il des restrictions ?
  • Quels sont les risques ?

Pourquoi est-il important de mapper un process ?

La méthode de la cartographie des processus fournissent une connaissance des diagrammes de relations, internes et externes. Elles utilisent des représentations graphiques indiquant le flux opérationnel et la relation entre les différents processus au sein d’une entreprise.

Un autre élément crucial est le développement d’un système de mesures (indicateurs de performance) qui évaluent en temps réel l’exécution des tâches, des coûts, des résultats, de la production et de la productivité.

L’utilisation d’une méthodologie de process mapping  permet à votre entreprise d’organiser ses activités et surtout de définir clairement ce qu’elle réalise, la manière dont elle procède et qui est responsable de quoi.

En outre, l’adoption de méthodes de process mapping réduira les coûts dans de nombreux domaines (par exemple les coûts de matières premières). Les responsables éviteront les coûts inutiles et contrôleront davantage les activités et les ressources engagées

C’est pourquoi appliquer la méthode correcte de process mapping est essentielle à la santé financière et créative d’une entreprise.

 

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