10 étapes pour réussir un système de suggestions des employés

Un système de suggestions des employés est souvent recommandé pour aider les entreprises à exploiter le potentiel non utilisé des collaborateurs.

Aujourd’hui, il est entendu que l’atteinte d’un meilleur niveau d’excellence opérationnelle résulte de l’adoption des principes fondamentaux de la culture d’amélioration continue. L’excellence opérationnelle est le résultat de l’adaptation réussie aux changements qui se produisent continuellement dans et autour d’une organisation.

 

 


Sommaire

1. Assurez-vous que le top management s’engage à créer le système de suggestion.

2. Sélectionnez un responsable et une équipe de conception efficace

3. Comprendre le processus

4. Développer un arbre de suggestion

5. Déterminer l’autorité de révision et d’approbation pour les suggestions émises

6. Incitations et récompenses

7. Déterminez comment les suggestions sont encouragées, collectées et examinées

8. La formation des participants

9. Lancer une expérimentation

10. Confirmez la conception finale


 

Le processus recommandé pour la création et la mise en œuvre d’un système de suggestion est le suivant :

1. Assurez-vous que le top management s’engage à créer le système de suggestions.

Il faut comprendre qu’un système de suggestion n’est pas qu’un simple outil, mais une partie importante des initiatives d’amélioration continue. La direction doit comprendre les coûts associés à la création d’un système de suggestions, notamment:

  • Le temps de conception et de gestion du système
  • Le coûts de formation
  • Le coûts du matériel
  • Les coûts des incitations et des récompenses favoriser la participation

2. Sélectionnez un responsable et une équipe de conception efficace

Le responsable du système de suggestion devra être un cadre supérieur qui a la confiance et le respect du reste de la direction. Il devra être familier avec les opérations quotidiennes de l’entreprise. Il devra être connu des collaborateurs. L’équipe de conception d’un système de suggestion devra être multifonctionnelle et inclure des personnes de différents niveaux hiérarchiques au sein de l’entreprise.

Toutes les décisions finales de conception devront être revues et acceptées par le responsable qui aidera l’équipe à les présenter au reste du top management pour examen et approbation.

3. Comprendre le processus

La compréhension de la façon dont les gens font des suggestions et de la manière dont ces suggestions sont reçues et suivies est cruciale.

L’efficacité du système de suggestion actuel devra être évaluée. Un examen de l’activité de suggestion d’une entreprise devra inclure :

  • Le nombre de suggestions générées par semaine / mois et par zone de travail
  • Les sources de ces suggestions – opérateurs, superviseurs, vendeurs, clients, etc.
  • Comment les suggestions sont analysées et comment elles sont approuvées ou refusées
  • Le processus utilisé pour la mise en œuvre des suggestions
  • Le ratio entre les suggestions émises, suggestions approuvées et suggestions mises en œuvre
  • Les mécanismes de feedback pour informer les gens des suggestions et de leur maturité
  • Toute politique de récompense ou de renforcement à l’efficacité de son exécution
  • Une évaluation précise des atouts et des faiblesses de l’activité de suggestion actuelle

4. Développer un arbre de suggestion

En utilisant la compréhension des méthodes actuelles, il est possible de développer un «arbre de suggestion». Un arbre de suggestion décrit comment les propositions doivent être traitées selon leur nature.

Par exemple, il est vivement recommandé que, si une suggestion concerne l’espace de travail, n’entraîne aucun problème réglementaire, ne nécessite qu’un investissement faible et peut se faire dans un laps de temps limité, alors la personne ou l’équipe peut mettre en œuvre l’amélioration sans approbation. Cependant, les résultats de cette mise en oeuvre devront être contrôlés.

5. Déterminer l’autorité de révision et d’approbation pour les suggestions émises

Il s’agit de déterminer comment les initiatives d’amélioration doivent être évaluées et comment les résultats sont rapportées. Ce processus permet d’identifier qui dans l’entreprise va réviser le système de suggestions et qui les approuve pour la mise en œuvre.

Il est basé sur :

  • La gestion des coûts
  • La qualité
  • Le retour sur investissement
  • L’amélioration du bien-être des collaborateurs
  • La morale
  • L’ exécution
  • Qui surveille l’état d’avancement de l’exécution

Idéalement, les personnes qui ont proposé la suggestion et celles qui exécutent les améliorations devraient rapporter au reste de l’entreprise quelle était la suggestion, ce qu’ils ont fait et ce qui s’est passé, en citant des résultats concrets, et ce qui a été appris dans la mise en œuvre de la suggestion. Dans la mesure du possible, la personne qui a proposé la suggestion devrait participer à sa mise en œuvre.

Une bonne solution digitale collaborative vous permettra de suivre l’avancement en temps réel de toutes les suggestions émises par vos collaborateurs, de plus elle vous permettra de capitaliser sur les bonnes pratiques qui seront facilement réutilisables pour vos démarches d’améliorations futures

6. Incitations et récompenses

Pour un système de suggestion des employés, il doit y avoir des conséquences appropriées associées aux suggestions et initiatives prises : l’incentive. Ces conséquences encourageront la suggestion et la participation. Idéalement, un système de suggestion doit soutenir et renforcer les engagements des collaborateurs vis-à-vis des valeurs fondamentales de l’amélioration continue :

  • L’apport de valeur au client
  • Des décisions basées sur les faits pour amorcer le changement
  • La création d’une culture d’équipe pour assurer l’agilité et l’adaptabilité

L’incentive peut être tangible (quelque chose qui représente une valeur physique pour une personne) ou intangible (le plaisir ou la satisfaction mentale que la personne ressent en recevant une récompense).

Les entreprises utilisent souvent le concept d’un « magasin des récompenses » où, à la réalisation, les participants sont en mesure de choisir parmi différents éléments tangibles.

Le système d’incentive doit être mis en place avant que le système ne soit testé.

Il faut clairement définir comment les récompenses sont fournies et par qui ? Une incohérence ou une confusion dans l’attribution des récompenses peut avoir des conséquences néfastes dans l’implication des salariés.

7. Déterminez comment le système de suggestions est encouragé, collecté et examiné

Identifiez clairement comment:

  • Les suggestions seront encouragées, documentées et recueillies
  • Le statut d’une suggestion sera communiqué
  • Les processus vis-à-vis de l’arbre de s.uggestion seront évalués
  • Les actions d’exécution d’une suggestion seront assignées et suivies
  • Les résultats de l’action seront évalués

Les concepteurs doivent garder à l’esprit que, peu importe à quel point la planification est détaillée, des erreurs se produiront. Au départ, des confusions se produiront dans les processus d’approbation et réalisation. Apprendre quand faire quoi implique de la formation, du coaching et de la pratique. Les erreurs de jugement devront être utilisées comme des enseignements, non critiquées ou punies.

Au début de la mise en œuvre, toutes les initiatives doivent être renforcées. Les suggestions peuvent être dimensionnées dans le temps grâce à l’utilisation d’incentive et d’accompagnement.

8. La formation des participants

Toute personne impliquée devra être formée sur la façon dont le système de suggestion fonctionne. Les gens doivent comprendre leur rôle dans le système. Les individus doivent être formés aux outils, connaissances et compétences spécifiques nécessaires pour contribuer au système. Les employés doivent également acquérir les compétences nécessaires en matière de capacité verbale, d’écriture et de relations interpersonnelles.

9. Lancer une expérimentation

Informez les collaborateurs que leurs expériences et leurs idées sont nécessaires pour améliorer le système et seront sollicitées pendant la période d’essai.

Habituellement, trois à quatre mois de tests sont nécessaires pour avoir suffisamment d’expérience, de données et d’informations pour indiquer les points forts et les faiblesses du système, afin d’effectuer les ajustements nécessaires.

Pendant ce temps, les personnes qui ont conçu le système et qui sont responsables de sa mise en œuvre devront être responsables de la mesure des performances du système et des améliorations à apporter.

Ils devront recueillir le feedback de tous les participants. Souvent, un système de suggestion est testé dans un premier domaine et ensuite étendu à d’autres lorsque les problèmes identifiés sont résolus. Il s’agit de poursuivre la recherche d’améliorations du système. Les améliorations proposées qui ajouteraient de la valeur au système devront être testées et mises en œuvre.

10. Confirmez la conception finale

Une fois que le système de suggestions fonctionne réellement, il doit être revu et amélioré périodiquement. Toyota Motors est un excellent exemple de réalisation d’une telles améliorations.

 

Un système de suggestions ne fonctionne que s’il fait partie d’un effort intégré pour créer une culture d’amélioration continue. La mise en œuvre d’un système de suggestion contribuera à la santé et à la croissance future d’une entreprise, mais seulement si elle est liée à une base qui supporte les valeurs fondamentales d’amélioration continue.

 

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